6. E-beszámoló

E-beszámoló

A beszámoló közzétételének előírt elektronikus útja és annak szabályai számos problémát vetnek fel, egyben különösen jelentőssé teszik a közzétett tartalmat, a számviteli beszámolót. Az elektronikus közzététel és szabályainak problémái egy külön cikket érdemelnek, itt elsősorban a technikai kérdésekre kívánunk kitérni. Az előző évben debütáló e-beszámoló portálon elérhető beszámolók esetében jól látható, hogy e téren van hova fejlődnie mind a közzétételre kötelezetteknek, mind a feldolgozást végző és a nyilvánosságot biztosító szervezetnek. A szabályozás értelmében a beszámolót közzétevő – magát az ügyfélkapun történő belépéskor is azonosító – személy felelőssége, hogy az elektronikus úton megküldött beszámoló megegyezik a jóváhagyott beszámolóval, annak hiteles példányával rendelkezik és azt a cégbíróság felhívására 10 éven belül bármikor bemutatja. A képi formátummá alakítás (szkennelés) kifejezetten tiltott, így tehát olyan formában kell előállítani a beszámolót, amely egyszerre biztosítja az elfogadott beszámoló megjelenési formáját, és az elektronikus közzététel követelményeit. Erre alkalmas bármilyen megoldás, amely a nyomtatásnál lehetővé teszi a fájlba nyomtatást (PDF formátumba) is. Amire itt különösen ügyelni kell, az a nyomtatások egyezősége, annak biztosítása hogy a nyomtatások között a beszámolóban már ne történjen változtatás. Az egyezőség biztosítható a PDF fájl kezelése, mint végleges beszámoló által, de az adatok elektronikus további feldolgozása ekkor nehézkes. Célszerűbb a beszámoló összeállítására használt eszköz (szoftver) adatainak véglegesítése, a további módosítások lehetőségének kizárása vagy korlátozása.

Az e-beszámoló közzététele a megfelelő elektronikus űrlap kitöltésével, és a beszámoló elemeinek, valamint az előírt mellékleteknek a csatolásával és együttes beküldésével valósítható meg. Egyes űrlapok lehetővé teszik a mérleg és eredménykimutatás feldolgozását is, a közzétett sémák azonban nem felelnek meg a hatályos előírásoknak, és meglehetősen korlátozott ellenőrzéseket végeznek el. Az űrlapon számos adatot kell megadni, melyek a csatolandó dokumentumon is szerepelnek, ezért különös figyelmet kell fordítani az adatok egyezőségére, összhangjára. A beküldött beszámolók informatikai megfelelőségét vizsgálja a rendszer, tartalmi vizsgálat azonban nem történik: az a gazdálkodó felelőssége. A beszámolók tényleges nyilvánossága azonban ezt a felelősséget, a kapcsolódó kockázatokat jelentősen megnövelte.

Az összeállított számviteli beszámoló, az előírt mellékletek és az elektronikus űrlap együttesen kezelendők, azok teljessége, megfelelősége és összhangja együttesen biztosítja az előírásoknak megfelelő közzétételt. A cégbíróságon be nem jegyzett szervezetek esetében továbbra sem kötelező az elektronikus közzététel, de a beszámoló nyilvánossága számukra ugyanazokat a kockázatokat jelentik, mint az e-beszámolónál. Nehéz magyarázatot adni arra, ha a könyvekben, a beszámolóban, a mellékletekben és az adóbevallásokban nem ugyanazok az adatok és tartalmak jelennek meg, de kívülálló nem is gondolná, hogy milyen nehéz ennek az összhangnak megfelelni, ugyanakkor milyen könnyű hibát véteni. A megbízható megoldást a teljes beszámoló és az ahhoz kapcsolódó közzétételek együttes kezelése. A BKS program a számviteli beszámoló összeállításán túl lehetővé teszi az elektronikus űrlap ellenőrzött kitöltését, a csatolandó mellékletek előírt formában történő előállítását. A kétirányú adatkapcsolat az ÁNYK programmal az automatikus átadáson túl a kitöltő programból átvett adatok kibővített ellenőrzésére (külső összefüggések vizsgálatára) is megoldást nyújt.